10 tips para organizar tu semana y hacerla más productiva

Muchas me han preguntado cómo lo hago para poder cumplir con todas mis responsabilidades y placeres personales, sin caer en el estrés. Les comparto con mucho cariño 10 tips que he incorporado en mi vida y me han funcionado muy bien.

1. Despertar temprano
Para mi la primera clave para tener un día a día productivo es despertar temprano. Me gusta tomarme el tiempo para todo lo que hago, desde la ducha en la mañana hasta para hacer deporte. Es por eso que no me gusta andar apurada, dentro de lo posible despierto de madrugada, así puedo preparar mi desayuno y hacer mi rutina de mañana tranquila y a mi ritmo. También evito los atochamientos, saliendo temprano de mi casa tengo más alternativas de transporte en caso que ande a pie o si ando en auto, puedo evitar los tacos y manejar sin apuro.

2. Decir que no
Algo que cuesta y he aprendido con el tiempo es a “seleccionar mis batallas”, como se dice, y esto va desde el ámbito personal al profesional. No me obligo a mi misma a ir a un compromiso social si es que estoy cansada, así como tampoco acepto a cualquier tipo de cliente, soy selectiva en todas mis elecciones y eso me ayuda a valorar más mi tiempo y también a filtrar las opciones.

3. Aprender a delegar
Si hay algo que nos cuesta a las mujeres es delegar. Consideramos que nuestro sello es único en todo lo que hacemos, y sí es cierto, pero hay veces que necesitamos delegar y aprender hacerlo en todos los ámbitos de la vida es muy importante, porque así logramos despejar nuestra agenda personal y tenemos más tiempo libre.

4. Segmentar el calendario por colores
Una práctica que me encanta y me funciona muy bien es segmentar mi calendario en 4 categorías de actividades: Bienestar, Trámites, Reuniones y Tiempo Productivo. El bienestar es todo aquello que me genera placer, como por ejemplo, un almuerzo con amigas, pintarme las uñas, pasear a mi perro, ir a ver a mis abuelos, todo lo que amo hacer también lo agendo. Los trámites se agendan con tiempo y van desde pago de patentes hasta compra de cosas para mi oficina, las reuniones son ineludibles, y por supuesto se agendan y el tiempo en donde tengo que sentarme y dedicar mis horas hombres a trabajar las agendo también, a cada una de estas 4 categorías les tengo un color, lo cual al final de la semana me permite ver el equilibrio entre todos los aspectos de mi vida y así ajustar para la que viene. Esto me ha resultado increíble.

5. Destinarle un tiempo determinado a cada función
A todas las actividades que hago en el día le asigno un tiempo, y me esfuerzo en llevarlas a cabo en ese tramo, en caso que no alcance las vuelvo agendar para otro día, de esta manera trato de tener días equilibrados.

6. No sobrecargarse de tareas
Cada una sabe lo que puede hacer día a día, de acuerdo a las energías, ánimo y estilo de vida, en muy importante en la medida que más nos conocemos, no exigirnos más de la cuenta, porque al final del día nos genera mucho estrés no cumplir con lo que nosotras mismas nos impusimos.

7. Despejar la mente de pendientes
Un ejercicio que hago a diario es que, cuando se me ocurre una idea o me acuerdo de un pendiente, me mando un auto-email, de esta manera despejo mi cabeza de ese pendiente y puedo andar tranquila sin olvidar la ocurrencia.

8. Al final del día recolectar todo en un solo lugar
Hoy en día son muchos los lugares en donde vamos recopilando información; nuestro celular, email, cuadernos, agendas, post it, pizarras, fotos. El ejercicio que hago todas las noches es ordenar y recopilar todos mis pendientes en un solo lugar, y así centralizar la información.

9. Darle orden de prioridad a las tareas
Una vez que centralizo todo, discrimino entre ideas, proyectos y responsabilidades, de esta manera me quedo con la sensación de que no deje pendientes y puedo proyectar en el tiempo todo lo que quiero y debo de hacer.

10. Notas de audio
Yo soy muy respetuosa con el tiempo de los demás. Antes de hacer un llamado, mando un Whatsapp preguntando si está disponible y, en caso de que no respondan, dejo una nota de audio con el motivo de mi llamado. Por lo general a la hora de almuerzo o medio día tengo varias respuestas que las escucho en tiempos de espera, como por ejemplo en las colas de los trámites, en trayectos de un lugar a otro, o incluso en el baño, así optimizo mi tiempo al máximo.

 

Nicolle Knüst

Periodista, Licenciada en Comunicaciones.

Facilitadora en Innovación Social de la Universidad de Chile

Fuente : Contenido inédito creado para m360.cl
Foto Portada extraida de  m360.cl
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6 Consejos para administrar mejor tu tiempo

He hablado varias veces de la importancia de saber administrar bien tu tiempo.

Ya sabes que el tiempo se va llenando de obligaciones y actividades y es mejor que seas tú la que decida qué cosas llenan tu tiempo, que es lo que de verdad vale la pena para ti.

No sea que te vayas llenando de obligaciones y al final se pasen los días, los meses, los años y te des cuenta de que no has hecho nada que de verdad haya sido significativo para ti.

Sé que no es fácil y menos cuando una entra en la rutina de querer acaparar muchas cosas, estar en todo y para todos y siempre con una sensación interna de prisa. Pero si de verdad quieres algunos cambios, tienes que ponerte manos a la obra, empezando por tener en cuenta estas seis cosas:

1. No lo puedes hacer todo a la vez.

Si lo intentas, no solo no conseguirás hacerlo todo, sino que te estresarás y dejaras las cosas a medias o mal hechas. Por tanto, es hora de decidir qué vas a hacer. Proponte a partir de hoy mismo hacer menos cosas al día. Probablemente te parezca imposible con la cantidad de cosas que tienes que hacer, ¿verdad? Pero este es un paso imprescindible para aprender a valorar tu tiempo, a priorizar y, de paso, a estar más relajada. Si hoy, en lugar de hacer cuarenta cosas, decidieras hacer solo cinco (por decir un número), ¿qué cinco elegirías? No te queda otra que priorizar…

2. Saca tiempo todos los días para hacer algo que, para ti, merezca la pena.

Ya sea relativo a tus amigos, familia, tiempo libre, desarrollo personal. Si no haces algo que merezca la pena todos los días, al final tu vida habrá pasado sin pena ni gloria, como quien dice.

3. Cuidado con programar cada momento de tu vida, deja tiempo para la espontaneidad.

¿No te pasa que hay semanas que pasan volando y no sientes que hayas tenido tiempo para descansar aunque, de hecho, sí lo hayas tenido? Yo me he dado cuenta de que si todos los días los tengo llenos de actividades sin dejar ni un minuto libre, aunque sean cosas que me gusten, acabo agotada. Necesito tiempo libre de espontaneidad para decidir si me quedo en casa, si voy a dar una vuelta, si leo un libro o lo que sea. Aunque acabe haciendo lo que estaba planeado, pero sentir que tengo la libertad de elegir.

4. Procura no querer hacer tu vida perfecta en un momento.

Es suficiente con empezar poco a poco, con hacer pequeños cambios. Si no, como con cualquier objetivo demasiado grande, te agobiarás y lo dejarás.

5. Ponte en marcha ahora.

Para empezar esos cambios es importante hacerlo cuanto antes y centrándote en el ahora, en tu situación actual. No pienses en ayer ni en mañana, el único momento en el que de verdad puedes cambiar las cosas es ahora. Lo que elijas hacer ahora es lo que impactará tu futuro. Mejor empezar hoy mismo con una acción, por pequeña que sea, que dejarlo para mañana.

6. Cuidado con la indecisión.

La indecisión te mantiene paralizada, hay que aprender a establecer prioridades y a tomar decisiones. Sobre todo a la hora de empezar a hacer cambios. Si no hay decisión, no hay acción. Piensa qué quieres cambiar y por dónde puedes empezar y si estás bloqueada empieza por cualquier cosa, lo importante es empezar, siempre podrás modificar la estrategia luego, si es necesario. Recuerda, no se puede conducir un coche que está aparcado.

Quizá llevar esto a cabo te parezca casi imposible debido a tu estilo de vida actual, pero si no cambias las cosas, seguirán exactamente como están. Elige una de estas estrategias y pruébala, a ver qué tal.

¿Cuál te llama más la atención? Déjame tu comentario más abajo

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La Dra. Aida Baida Gil, coach certificada y fundadora de www.coachdelaprofesional.com se dedica a ayudar a las mujeres profesionales que se sienten estancadas o insatisfechas y que están listas para avanzar profesionalmente, establecerse por su cuenta o redirigir su carrera.

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