Lo primero que quiero es aclarar que el tiempo no se puede gestionar pues sólo pasa, lo que sí se puede es administrar su uso. La importancia de ello radica en varios aspectos pues hace la diferencia en la calidad del trabajo, sea cual fuere el tipo de quehacer.
En este artículo pretendo dar algunas claves para administrar el uso del tiempo adecuadamente en el contexto laboral. Sin embargo, mi experiencia de mamá, esposa, hija, etc. también me obliga a ser eficiente, a priorizar, planificar, delegar, enseñar, entre otras acciones. Si bien el mundo intenta hacer separaciones odiosas entre el mundo laboral y el familiar o personal, yo estoy convencida que las buenas prácticas son transferibles entre los distintos mundos en los que nos toca participar. Gestionar el uso del tiempo permite en definitiva, dejar espacios valiosos para quizás hacer eso que más me gusta. He aquí algunas claves para ser utilizadas en el Mundo Laboral.
- Haga por escrito y actualice permanentemente los objetivos de su gestión asociándolos a actividades o proyectos. Sea capaz de distinguir cuales son los que debe hacer personalmente y cuales son delegables (con seguimiento).
- Aprenda a delegar, esto le generará más tiempo para pensar y hará que su equipo se comprometa y se sienta seguro. Para delegar hay que invertir tiempo en enseñar.
- Utilice y mantenga a la vista el cuadro de Urgente vs Importante, para estar permanentemente atento a que las cosas SI importantes y SI urgentes hay que hacerlas AHORA YA!. Comparta este cuadro con su equipo y enséñeles a utilizarlo.
- Establezca reuniones de equipo periódicas (semanales o quincenales) considerando temas comunes a todos y no las particularidades que son de un área específica. Tenga una agenda y cúmplala, las reuniones deben durar ojalá 30 min. Si aparecen temas que no son atingentes a esta reunión hágalo saber directamente. No se desvíe del objetivo que es informar, coordinar y tratar temas en que todos los participantes están involucrados.
- El temario de esas reuniones debe ser enviado antes de la reunión, así como el resumen final también debe ser enviado como máximo al día siguiente.
- Establezca reuniones periódicas con cada integrante del equipo, de manera que en esa reunión se traten los temas o se tomen las decisiones relevantes en relación a la función de cada miembro del equipo. Estas reuniones además deber ser la ocasión de dar un feedback a la persona.
- Si bien hay situación contingentes que requieren de una reunión no programada, evalúe si es necesario que se realice en ese momento o bien postérguela según la Importancia/Urgencia del tema. No se desvíe de sus objetivos primordiales. Es muy fácil encontrar en su propio equipo a personas que nos “roban tiempo” sin que sea necesario.
Cuando logramos administrar el uso de nuestro tiempo, tenemos más oportunidad de agregar valor a la compañía, de gestionar y empoderar a nuestro equipo y de tener tiempo para nosotros mismos.
Extraido de www.kambio.cl
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