Extraído del Blog de UNIVERSIDAD DEL EMPRENDEDOR – SIMÓN DE CIRENE
Corporación Simón de Cirene
A continuación, te ofrecemos algunas sugerencias y buenas prácticas para desarrollar el arte de conversar junto
a otras personas dispuestas a escucharse, influir y dejarse influir. Una dinámica posible de realizar con cualquier
grupo de personas.
1. Equipo
Es importante contar con un equipo de personas preparadas para facilitar y sostener espacios de conversación,
cuyas habilidades interpersonales logren generar contextos de confianza y cercanía para impulsar buenas
prácticas de comunicación efectiva. Ideal que sea un equipo estable.
Puntos a considerar:
● Inducción: Es importante que los facilitadores puedan desarrollar competencias, tales como: la capacidad
de escucha, el diseño de conversaciones y gestión de espacios emocionales, con el objeto de favorecer la
conectividad entre los participantes, es decir, la capacidad de influir y dejarse influir.
● Sentido: Los facilitadores deben comprender cuál es el sentido de propósito de la conversación, es decir,
para qué nos vamos a escuchar, lo cual permitirá dar foco a la conversación a sostener.
● Inclusión: Es bueno que el equipo de facilitadores favorezca la inclusión de todos los participantes para
favorecer una conversación pluralista considerando los más diversos puntos de vista.
● Expectativas: El moderador debe ser capaz de establecer al inicio el marco sobre el cual se abordará la
conversación aclarando dudas y regulando las expectativas. Es importante que cada participante se sienta
escuchado y valorado como persona, pudiendo expresar sus ideas, intereses y preocupaciones, mientras
que los demás puedan no sólo escuchar lo que se dice, sino que también desde dónde se dice. Cada uno
de nosotros es una persona que se expresa desde sus propias experiencias e interpreta lo que le pasa desde
sus propias vivencias.
2. Preparación previa
● Mapeo de Actores y el Territorio: Es esencial dedicar tiempo previamente para identificar los actores
claves en la comunidad, las dinámicas de organización en el territorio y el contexto e historia del lugar y
las personas. De esta forma empatizar, sensibilizar y encauzar de mejor forma la conversación con mayor
probabilidad de obtener resultados positivos a partir de los anhelos, intereses y preocupaciones que
pudieran ser detectados.
● Idea Fuerza: Todos los facilitadores deben estar alineados con el objetivo comunicacional que se espera
entregar durante el proceso de conversación. Para ello, es importante considerar que todo lo que se
exprese, se muestre, se indique, etc. estará comunicando algo a los demás.
● Logística: Es importante planificar previamente todos los aspectos logísticos requeridos para una adecuada
jornada de conversación. En tal sentido, el espacio físico, la infraestructura (ej. sillas), los implementos
metodológicos, medio ambientales (ej. música ambiente) o de ser necesarios un servicio de coffee break
o catering deben ser debidamente coordinado. Es útil contar con un check list y un coordinador dentro del
equipo quien sea el responsable de velar porque todo funcione de acuerdo con lo programado. La
impecabilidad en la ejecución generará en la comunidad un mayor contexto de confianza, legitimando el
nivel de competencia con la cual se lleva a cabo el proceso. De igual modo, ideal si es posible solicitar a
proveedores locales los servicios que pudieran ser requeridos en la jornada.
3. Durante la Conversación
El rol de los facilitadores en la dinámica conversacional es ser un puente de comunicación entre las partes. Si
bien se espera que mantengan una cierta neutralidad, es recomendable que en ciertos momentos puedan
realizar preguntas con el objeto de indagar y profundizar en la intervención de algún participante. Finalmente,
se espera que sea la comunidad quien vaya identificando sus problemas y diseñando posibles soluciones. A
continuación, algunas recomendaciones para lograr resultados óptimos:
● Preguntas Inspiradoras y Escucha Activa: La clave de una buena conversación nace de preguntas
inspiradoras y una escucha activa. Las preguntas son la puerta del descubrimiento, propician la creatividad
y buenas ideas. Una buena pregunta genera curiosidad, es provocativa e invita a buscar soluciones.
Mientras que la escucha activa, busca conscientemente poner atención no sólo a lo que dice una persona,
sino que además se busca interpretar por qué lo está diciendo y desde dónde lo está diciendo, es decir,
cuáles son sus criterios de validación. Además, al escuchar de manera activa estamos considerando la
emocionalidad con lo que dice lo que dice y los gestos que utiliza (corporalidad). Todo comunica.
● Contingencia: Estar al día con las noticias y lo que está pasando, puede orientar el rumbo de las
conversaciones, anticipándose ante coyunturas, evitando algún sesgo o manteniendo cierta neutralidad.
● Reaccionar Rápida y Oportunamente: Si no se puede resolver es necesario, al menos, hacerse presente,
dar cuenta del interés y empatizar con la persona, es clave prepararse para acompañar y sostener
conversaciones difíciles.
● Poner Atención en la Capacidad de Influir de las Personas: A veces la persona que menos se espera, es
la que tiene mayor influencia en la comunidad. Por lo mismo, es clave tener un buen mapeo de actores.
● Capacidad de Articulación: Potenciar la capacidad de articular intereses entre los distintos actores
desplegados en el territorio con el objeto de optimizar recursos.
● Gestión por Aprendizaje: Es clave que los facilitadores en terreno estén constantemente reflexionando y
reevaluando su trabajo con las comunidades y las actividades realizadas en el territorio. Ideal si es posible
compartir toda la información relevante de la forma más instantánea posible. De igual manera, después
de cualquier espacio de conversación se deben rescatar los aprendizajes, tanto de la comunidad como del
equipo de facilitadores, en una dinámica asociada a prácticas de mejora continua.
4. Metodologías para los Espacios de Conversación
Existen múltiples formas y metodologías para encauzar buenas conversaciones con la comunidad. Algunos
ejemplos útiles son:
● Círculo de Conversación: Este método consiste en sentar a los participantes en círculo, en torno a una
intención común. Se puede fijar un centro, que funcione como el eje de una rueda, colocando objetos que
recuerden la intención del círculo. En general, cada círculo cuenta con un facilitador, quien guía el proceso
y un guardián quien se preocupa de fijar el ritmo de las conversaciones. La idea es propiciar un espacio
de conversación abierto y respetuoso, donde todos se sientan cómodos y participen activamente.
● Café Mundial (World Café): Este es un proceso en el que se reúne a las personas en un ambiente similar
al de un café y conversan sobre alguna(s) pregunta(s) fundamental(es). La idea es reunir a las personas en
mesas pequeñas, y que los participantes vayan rotando por las distintas mesas en un umbral de tiempo
determinado. Cada mesa tiene un anfitrión, quien guía la conversación en cada ronda, comparte lo visto
previamente y fortalece lo obtenido con los aportes de quienes van conformando las mesas en las
siguientes rondas.
● Técnica de Espacio Abierto (Open Space Technology): Es una manera de crear espacios de conversación
inspiradoras para cualquier tipo de persona, en cualquier tipo de organización o comunidad. Los
participantes crean y coordinan su propia agenda, son sesiones de trabajo simultáneas, alrededor de un
tema central y de importancia colectiva. Se basa en la experiencia de que tenemos la capacidad de
construir juntos el futuro. Esto se expresa de modo concreto, ya que todos los logros de las conversaciones son registrados y compartidos en un documento final, generado por los mismos participantes.
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El sentido de todo esto. ¿Para qué?
Nuestra vida esta llena de cosas que hacer, prisas, obligaciones… Las horas no nos dan para todo lo que queremos hacer y muchas veces nos planteamos mejorar la gestión de nuestro tiempo.
La cantidad de tiempo de la que disponemos cada día está predefinida, nos viene dada. Tenemos veinticuatro horas, ni más ni menos. No lo podemos cambiar. Lo que si podemos cambiar es cómo gestionamos las tareas. Es decir, no podemos actuar sobre el tiempo de que disponemos, pero si sobre como gestionamos nuestras actividades. Es cuestión de tareas, no de tiempo.
Para ser eficientes, necesitamos conocer primero qué sentido que tiene para nosotros lo que queremos hacer. Preguntarnos ¿para qué todo esto?. Esa pregunta nos conecta con nuestros deseos profundos y nos hace descubrir la razón y objetivo de nuestras actividades.
En ocasiones realizamos una tarea de modo correcto pero al final nos damos cuenta de que lo equivocado era la realización de la tarea en si. No hacía falta, o no era lo que queríamos realmente.
Por eso es importante preguntarse con frecuencia para qué estamos haciendo algo, cual es nuestra motivación y para qué sirve.
1.- Evita las interrupciones.
Reuniones, cafés compartidos, emails, redes sociales… todo ello puede formar parte del trabajo, pero si no lo tienes bajo control, se convertirán en tus grandes enemigos porque te impedirán cumplir con lo que tenías programado.
¿Cuáles son las horas en las que mas avanzas en tu trabajo? Probablemente a primera hora de la mañana y por la noche, ¿verdad? La principal razón es porque a esas horas el teléfono, las visitas y las reuniones no te interrumpen. Calma chicha.
¿Qué pautas seguir para evitar interrupciones? Debes definir las tuyas propias, como idea, te contaré alguna de los míos.
Cuando tengo que terminar una tarea, por ejemplo un artículo, evito las distracciones del teléfono fijo descolgándolo, y del móvil sacándole el volumen. Así tengo la certeza de que nadie me va a interrumpir por esa vía.
¿Redes sociales? Yo las utilizo como una herramienta profesional y entro dos veces al día, a última hora de la mañana y a última hora de la tarde. Suficiente para mi.
¿Email? Con dos veces al día me basta normalmente (utilizo un sistema de carpetas por prioridades que te explicaré en otro artículo) después queda cerrado. Antes de utilizar este sistema, lo mantenía abierto todo el día, eso me generaba estrés y además me hacía estar interrumpiendo constantemente la tarea que estaba desarrollando.
Cuando quiero comunicarme con alguien y el asunto y las circunstancias lo permiten, utilizo el correo electrónico en lugar de una reunión o llamada telefónica, es menos invasivo y así permito al destinatario que responda cuando mas le convenga, respetando sus propios tiempos.
Estas son algunas de mis pautas, extraidas de material sobre productividad y adaptadas a mis necesidades, pero insisto, cado uno debe encontrar las suyas propias en función de su las exigencias de su trabajo y preferencias. Una vez que las definas, cúmplelas a rajatabla.
¿Accesibilidad constante?
En mi primera etapa como directiva, solía tener la puerta de mi despacho siempre abierta, me gustaba la idea de estar accesible siempre que se me necesitara, hasta que descubrí que no era operativo, las numerosas interrupciones, en ocasiones solo para comentar algo no demasiado importante, me hacían perder la concentración de lo que estaba haciendo constantemente.
En un momento dado, decidí que durante dos horas por la mañana y dos horas por la tarde cerraría la puerta del despacho. Por supuesto, expliqué las razones en la compañía. El cambio en mi productividad fue notable.
Te sorprenderá lo que avanzas si reservas espacios de tiempo para trabajar aislada y sin interrupciones.
2.- Duerme lo necesario.
El restar horas al sueño, de modo habitual, para dedicar al trabajo, es algo que con el tiempo pasa factura, además, tu rendimiento, creatividad y actitud se resentirán al día siguiente.
Ser productivo no significa trabajar mas, si no utilizar tu creatividad para encontrar soluciones que exigen menos esfuerzo y cuando has dormido poco, esta desciende a niveles mínimos.
Lo que puede ser un apaño y solución puntual nunca debe convertirse en un hábito. Organízate mejor y duerme lo necesario.
3.- Reduce al mínimo el número de reuniones.
¿Cuánto cuesta una reunión? Veamos:
El tiempo directamente invertido en ella, el tiempo de desplazamiento, el tiempo de prepararla, cambiar el registro mental, el “coste de oportunidad” (el trabajo que dejas de realizar por asistir). ¡Y todo esto multiplicado por el número de asistentes!
El problema es que con frecuencia una reunión es precursora de la siguiente porque en ocasiones no solucionan las cuestiones que las crearon, suelen tomar como punto de partida conceptos demasiado generales e inabordables en el tiempo disponible, es muy frecuente salirse del tema, los asistentes no suelen llevarlas preparadas…
Si es posible, ¿Por qué no utilizar las nuevas tecnologías como Skype o incluso el teléfono? Cada vez mas profesionales trabajan exclusivamente de este modo con estupendos resultados.
¿Están justificadas todas las reuniones que se celebras en el día a día en tu empresa, o si trabajas por tu cuenta, las que mantienes con tus clientes, colaboradores, proveedores, etc.?
Valóralo y toma medidas.
4.- Cuida tu motivación fijado objetivos intermedios.
Si te fijas objetivos demasiado lejanos es fácil que te desanimes, pierdas la ilusión y acabes abandonando.
Cuanto menos tiempo necesites para lograr algo, mas fácil será que lo consigas. Pasar un año trabajando sin recibir feedback ni tener resultados puede ser desalentador. A todos nos gusta terminar unas cosas y empezar otras, no estar “anclados” en una tarea interminable.
En el artículo Como convertir tus sueños en objetivos alcanzables hablabamos de dividir objetivos en etapas.
Si por ejemplo, tu objetivo es escribir un libro en un año, será mas sencillo si te planteas tener la estructura definida en un mes, luego un mes para desarrollar cada capítulo (de un total de diez) y un mes final para pulir detalles. El que al final del tercer mes tengas la estructura y los dos primeros capítulos te hará sentir satisfecha porque estás cumpliendo plazos y avanzas de forma adecuada. Esa satisfacción actuará como palanca sobre tu motivación.
En definitiva, define pequeños hitos que te hagan sabes que estás en el camino correcto y celébralos. Te ayudará a cargar las pilas y a mantener la moral alta.
5.- Planifica cada día qué harás la siguente jornada.
Si cada día a última hora concretas la agenda para el día siguente, empezarás cada jornada con las ideas claras y totalmente enfocada.
Es una inversión de diez minutos que resulta muy rentable.
6.- Aplazar te roba tiempo.
En algún momento todos aplazamos algo, de hecho algunas empresas han desarrollado estrategias comerciales basadas en ello, como las de paquetería urgente o las que abren el día de Navidad pensando en los que dejan la compra de regalos para el útlimo día.
Pero para muchas personas este hábito resulta muy perjudicial, ¿de dónde procede la costumbre de aplazar?
Expertos en productividad han identificado los ocho motivos con los que con frecuencia nos justificamos para postergar tareas. Algunas razones son internas (miedo al cambio, miedo al fracaso, dejarlo todo para el último momento y tendencia a adquirir demasiados compromisos) y otras son externas (tareas desagradables, tareas demasiado complicadas, flujo de tareas difuso y meta difusas).
Teniendo en cuenta esta información, ya puedes identificar tus razones. ¿Cuáles son?
Un ejercicio interesante en este sentido es hacer una lista por categorías de las tareas profesionales, las responsabilidades personales y los objetivos a largo plazo que has dejado desatendidos, las tareas a corto plazo, llamadas telefónicas, unas vacaciones, etc…
Una vez tengas las tareas en la tabla identificadas y hayas tomado consciencia, puedes organizarlas creando una lista de prioridades. A tu manera. Se trata de tener una herramienta sencilla y muy visual que te indique qué debes hacer en cada momento, así, cuando termines una tarea, sabrás qué es lo siguiente que debes hacer. Las tareas mas complejas puedes desglosarlas en otras mas pequeñas.
Un truco muy útil es adoptar la costumbre de hacer en el momento cualquier tarea que tengas pendiente y para la que necesites invertir menos de cinco minutos. No lo aplaces, hazlo ya. Si lo dejas para mañana y lo sumas a otras cosas pendiente, se convertirá en un tiempo precioso que tendrás comprometido y que podrías dedicar a otras actividades mas gratificantes para ti.
Si eres capaz de controlar esta tendencia tan habitual, habrás dado un gran paso para mejorar tu eficiencia personal.
Recuerda que eres dueñ@ de tu vida, convierte tu libertad en valor.
Sobre la autora:
Isabel Gómez, es Mentora y Coach Profesional en www.isabelgomezl.com .
Licenciada en Ciencias del Trabajo, Master en Marketing, MBA y Emprendedora vocacional.
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