¿Te gustaría multiplicar exponencialmente tu productividad y lograr más en menos tiempo?
Sí estás acá, probablemente tu respuesta es… ¡Siii! Sin embargo, también te habrás dado cuenta que esto te pasa más de una vez:
Tenés un plazo, una fecha límite, que se aproxima. Pero, en lugar de hacer tu trabajo, estás mirando cada 10 minutos tu correo electrónico, haciendo scrolling en Instagram o Facebook, viendo algún video en YouTube, o mirando una seguidilla de capítulos de una serie en Netflix.
Honestamente, sabés que deberías estar trabajando en esa cosa importante, pero ¡no tenés ganas de hacer nada!
Eso mi querido amigo o amiga, es un hábito que disminuye tu capacidad de concentrarte, tu productividad, y se llama procrastinar. La procrastinación afecta tu productividad, como la criptonita lo debilita a Superman. Si, es así de peligrosa. Drena tu energía, te resta poder personal y sus consecuencias son letales para tus metas y sueños. Sin embargo, superarla es fácil si te haces consciente de ella, y entrenas tu atención. Así que no lo demoremos más: acá te enseño 7 maneras de ponerle fin.
1. Quebrá ese trabajo difícil en 4 o 5 partes.
Una las razones por la que procrastinás es porque, inconscientemente, encontrás la tarea demasiado abrumadora o difícil. Así que quebrarla en pequeñas partes, te permite centrarte en cada una secuencialmente. Es decir hacerlas una por una.
Pronto se verá tan simple que tu conversación interna sobre esa tarea, sonará muy parecido a «¡Es tan simple que podría hacerlo ahora!»
2. Terminá primero las cosas difíciles
Esa tarea más grande, la más importante (y la más pesada), la que probablemente quieras dejar para después si no haces algo al respecto ahora… ¡Esa es la que hace la diferencia! Así que hacela primero, abalanzate sobre ella. Una vez que hayas hecho esa tarea más importante, tu día fluye mucho mejor.
Otra de las razones por la que probablemente estés procrastinando, es porque te acostumbraste a trabajar mejor bajo presión. Entonces, ¿qué hacer cuando no fijaste fechas límite para tus proyectos? ¿Qué hacer cuando sos tu propio jefe y no hay nadie que te ¨ponga presión¨?
3. Determiná plazos y celebrá hacerlo a tiempo
Eso. Usa un marco de tiempo para completar tus proyectos y acciones. Programar fechas de inicio y cierre permite acelerar los procesos y tu éxito. Establecer fechas límite obliga a tu cerebro a reducir el enfoque debido a la urgencia de la fecha límite.
Ahora, una cosa importante para que tengas en cuenta: Fijar una fecha límite genera un poco de estrés, por eso la mayoría de la gente lo evita, pero ese tipo de estrés es el que precisas para concentrarte más en hacer lo que debes hacer.
¡Y…. date un premio si lo terminas a tiempo! El premio no deber ser necesariamente una cosa material, podrías aplaudirte, felicitarte, o usar mi manera de celebrarlo… Chocolate 100% cacao ¡Te lo ganaste campeón!
4. Activá tu modo imparable
Utilizá un temporizador para establecer una cantidad de minutos específica en la que no harás más que trabajar. Fijá unos 25 minutos, elimina todas las distracciones (teléfono, páginas web, redes sociales, email), y ponete en ¨modo imparable¨.
Trabajá de manera enfocada, sin detenerte durante ese tramo de tiempo, y observá lo que sucede. Lo más probable es que empieces a tomar ritmo y sigas trabajando a un ritmo muy elevado incluso una vez pasados los minutos que fijaste. Llegarás a tal nivel de enfoque que ¡no querrás parar!
5. No lo hagas perfecto ¡HACELO!
Si estás esperando el momento perfecto, las circunstancias perfectas, los recursos perfectos, las personas perfectas, o no querés completarlo hasta que hayas ¨perfeccionado¨ tu proyecto… en realidad estás procrastinando, lisa y llanamente. Simplemente ¡HACELO!
6. No apagues incendios
Es bastante frustrante ver que la mañana se pasó volando, y aún no hiciste las cosas importantes. Podés implementar un reseteo de tu día a la 1 PM. En ese momento evaluá cuánto lograste, cuánto progresaste en las tareas y proyectos del día. Recordate las prioridades, y si aún te están esperando en la agenda, abordá lo más importante. No apagues incendios.
Y en relación a esto es importante que conozcas un principio que se llama Principio del 80-20 o Principio de Pareto. El principio de pareto dice que sólo el 20% de tus esfuerzos producen el 80% de tus resultados.
Esto significa que no sólo precisas tener en claro tu estrategia para realizar tus metas, sino que esa estrategia debe ser la correcta, para que tu trabajo sea más efectivo, es decir usando tu tiempo, recursos y energía en las cosas importantes que realmente producen resultados y te acercan a tus metas.
7. ¡Actuá!
Al final, todo se reduce a tomar acción. Podrías hacer unos planes geniales, pero si no los ejecutás, no llegás a nada, porque nada va a suceder. Sea lo que sea que debas hacer, porque es prioridad para que progreses, te guste o no te guste, hacelo, o que alguien lo haga para vos ¡Tomá acción!
Ahora, la pregunta es… ¿Tenés que implementar estos 7 hábitos… todos juntos… hoy? No. Empezá por uno o dos, los que más precises en este momento, y recordá hacerlos hasta que se conviertan en algo automático.
Agustin Andrade
Autor y Comunicador
Extraido de Instituto Draco
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¿Te resulta difícil sostener el enfoque en tus metas?
Ok, voy a tomar eso como un sí. Quiero que sepas algo… ¡no eres la única persona en el mundo que le pasa!
Un estudio reciente muestra que nuestra capacidad de enfocarnos en una cosa a la vez está bajando. Esto no es sólo causado por las interrupciones accidentales, ¡sino por las distracciones que nosotros mismos nos permitimos! Sí, honestamente a veces buscamos distraernos de nuestros objetivos… ¿increíble no?
Hoy voy a revelarte 3 distracciones que dispersan tu atención. Porque dominar tu atención y enfocarla en los proyectos y actividades que hacen que progreses, comienza por eliminar los hábitos que no ¿Todo listo para revisar esos hábitos? ¡Vamos!
#1: Distraídos en los smartphones
¡Esta es casi obvia! Smartphones y otros dispositivos nos interrumpen con frecuencia. Vibran,zumban, se sacuden, hacen ¨bling!¨, y nuestra atención es capturada por ellos. Dime si no te sucede que recibes un whats’app y no puedes pasar más de 60 segundos sin leer el mensaje y responder.
Y encima cuando ¨nadie llama¨ comenzamos a extrañar la interacción con nuestros dispositivos. Incluso varias veces me descubrí ¨con las manos en la masa¨… Mientras hacía un descanso de mis tareas importantes, automáticamente tomé el smartphone para entrar en Instagram ¡Pillado! Lo cual nos lleva a la segunda distracción…
#2 Distraídos en las redes sociales
Instagram, Twitter, Facebook, y la lista de aplicaciones que reclaman nuestra atención se vuelve interminable. Lo entiendo pueden ser divertidos, y utilizados con moderación, probablemente no tiene nada negativo. Pero eso no es lo que hace la mayoría.
Hay una corriente constante de información por ahí, más de lo que podrías procesar en un solo día, y los científicos descubrieron que no lo estamos manejando bien. Suelo poner el ejemplo de las personas que pasan fines de semanas enteros viendo temporadas de series en Netflix.
¡No malinterpretes! Me encanta el cine, pero aprendí que disfruto mucho más de ver una película cuando bloqueo un espacio libre en mi agenda para hacerlo. Porque puedo disfrutar de la película sin estar pensando que hay otras cosas que era importante hacer, no hice y dejé para después…
Otro ejemplo, cuando estás tratando de hacer algo mentalmente difícil en el trabajo, algo que requiere mayor concentración, y tu mente está constantemente empujándote a revisar comentarios en Facebook en su lugar, y luego vuelves a mirar el trabajo (que te esperaba mientras de pasada hiciste un ¨scrolling¨ por instagram) y piensas ¨ufff… no voy a poder con todo esto¨.
Caíste en el viejo truco anti-productivo de hacer varias cosas al mismo tiempo. Lo cual nos lleva a la tercera distracción…
#3 Distraidos tratando de hacer muchas cosas al mismo tiempo.
Ese hábito desgastante de la multitarea ¿Sabías que cuanto más a menudo cambiamos rápido de una tarea a otra sin completar ninguna, más perjudicial se vuelve para nuestro desempeño?
Estudio tras estudio… tras estudio está probado que no es productivo, ralentiza el funcionamiento del cerebro (como tu computadora cuando tratas de abrir 4 o 5 aplicaciones al mismo tiempo), y fomenta el trabajo de mala calidad. Si, tu y yo lo sabemos. Sabemos que deberíamos hacer primero A, y luego B. Pero igual seguimos adelante y lo hacemos de todas formas, probablemente porque hemos hecho de las distracciones una parte integral de nuestro día de trabajo.
Así que hasta que estamos dispuestos a echar un vistazo a cómo y por qué nos permitimos este tipo de distracciones, será difícil encontrar el enfoque en nuestras metas que precisamos para realizarlas.
Ahora, me gustaría que te sinceres sobre esto:
¿En cuáles de estas trampas de distracción caes más frecuentemente?
¿Puedes darte cuenta como esto afecta en tu rendimiento?
Bien, ahora que ya conoces los efectos que dispersar tu atención produce… ¿Te gustaría incrementar tu productividad, enfocándote en hacer una cosa a la vez?
¿Qué estrategias se te ocurre que podrías usar para evitar estos 3 mecanismos de distracción en tu día?
Por ejemplo, podrías silenciar o directamente apagar tu celular cuando estás realizando una tarea importante que requiere un mayor nivel de atención y es mentalmente dificil.
O podrías bloquear un espacio en tu agenda para dedicarlo específicamente a revisar los emails o interactuar en redes sociales.
Sigue identificando otros hábitos que ralentizan tu productividad… en mi caso he descubierto que a veces nos ¨enganchamos¨ en conversaciones casuales con temas que nos drenan la energía. Por ejemplo, ¡quejarse!
Agustin Andrade
Autor y Comunicador
www.agustinandrade.com
Extraido de Instituto Draco
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“Recién después que se fue el jefe, nos podemos ir a la casa”, dice Daniela. Así le sucedió cuando estuvo trabajando en Seúl. ¡Así es la cosa en Corea del Sur!
¿Otros países, otras costumbres? Hmmm, quizás, ni tanto. Según dónde, aquí en Chile quizás ya no es tan jerárquico-autocrático como en Corea, pero aún predomina en muchos jefes el pensamiento errado, que si sus colaboradores se van a la hora, ni siquiera más temprano, hay ineficiencia.
“Burn-out” o agotamiento extremo no es el tema que quiero abordar, ya que también debería sumarle además los tiempos y calidad de los traslados, entre otros. A lo que que quiero apuntar (aunque en los últimos años en lo personal no lo pude cumplir para mi mismo, debido a mi multiplicidad de funciones, pero sí para mis colaboradores…), es que al extenderse la jornada laboral los resultados definitivamente no son mejores. Lo que necesitamos es optimizar las horas de trabajo, mejor la eficiencia y eficacia.
EL VALOR DE TRABAJAR MENOS HORAS
Con el siguiente ejemplo, no quiero decir que todas las organizaciones debieran trabajar menos horas “de golpe y porrazo”, como andan proponiendo algunos diputados recientemente. Eso sería una catástrofe, ello amerita al menos un trabajo previo en la filosofía y cultura empresarial, en otorgar herramientas a los colaboradores para que aumente su eficiencia y eficacia, ya que eso no se decreta o tampoco sucede por arte de magia. Pero el ejemplo demuestra que sí se puede, sobre todo un era en la que hace rato la fabricación dejó de ser el factor determinante, ya que el valor añadido en muchísimos casos no crece con velocidades en la línea de producción, con volúmenes u horas-hombre, sino con los beneficios, con el valor añadido para el cliente – y que es bastante independiente del factor tiempo. El valor excepcional del trabajo a menudo se logra en sólo pocas horas por día.
Por ello Stephan Aarstol, CEO de Tower Paddle Boards, decidió lo siguiente en año 2015: Nosotros trabajamos sólo cinco horas diarias.
Pausa. Toma aire.
Es verdad: cada cual trabaja sólo desde las ocho a las 13 horas y de ahí debe terminar su jornada laboral!
Es más: con ello casi se duplica el salario y los colaboradores se reparten el 5% de las ganancias. La condición es que cada colaborador debe trabajar al menos con el doble de eficiencia de que lo que había sido hasta entonces un colaborador promedio.
Pausa. Toma aire.
¡Sólo 5 horas de trabajo y el doble de eficiencia!
Aarstol escribe acerca de ello en FastCompany: “Fue la decisión más dura de mi vida. Pero hoy, mis colaboradores son más felices y en conjunto más productivos”. Desde el cambio, las ventas han aumentado en un 40%.
Aunque en efecto lo aplicó de manera consecuente: colaboradores que no lograban su trabajo en cinco horas, fueron invitados a irse.
Eso es radical, por supuesto.
¿Cómo puede funcionar?
Así un concepto no es para cualquier colaborador. Quien no reconoce una necesidad de reflexionar acerca de su actual eficiencia en el uso de su tiempo, así como de las maneras de lograrlo en menor tiempo, está en el lugar equivocado en un entorno así.
No digo que haya que copiar esta iniciativa al pie de la letra, pero el ejemplo sí permite concluir lo siguiente: en un presupuesto de tiempo limitado existe la obligación de concentrarse en lo importante, las que hagan una diferencia en el valor agregado.
Del cómo poder aplicarlo en otra empresa, Aarstol elaboró algunos “tips”, de los cuales he seleccionado tres que a mi juicio son muy factibles de aplicar:
Regla del 80-20 en el foco: según el principio de Pareto, aprox. 80% de los resultados se logran con 20% del esfuerzo/despliegue/gasto total. Identifique el 20% más productivo de su organización y concéntrese en ello, en desarrollarlo, potenciarlo, ampliarlo, pero sin utilizar siquiera un minuto más de tiempo. Lo que se esfumará, serán las tareas improductivas.
No a la disponibilidad constante: la mayor preocupación de Aarstol era que el servicio al cliente sufriera las consecuencias, si desde las 13:00 hrs ya no había a quién ubicar dentro de la empresa. La sorpresa: ya que los clientes fueron informados de manera adecuada, no hubo problemas. El número de llamados se mantuvo constante, pero en una ventana de tiempo menor.
Sí a lo técnico: para que fuera posible lograr los mismos resultados sin aumento de personal en servicio al cliente y logística, fue necesario desarrollar soluciones técnicas creativas e inteligentes. En concreto: automatización donde fuese posible. En bodega, se lograron optimizaciones en la velocidad/calidad de empaque y despacho con un nuevo software. En servicio al cliente mejoraron significativamente las “FAQ” en la página web y realizaron tutoriales, para asistir a los clientes proactivamente. Efecto: más ayuda para la auto-ayuda (véase también cómo opera Amazon en tal sentido).
Piensa con calma y profundamente: ¿qué cambiarías concretamente en tu trabajo cotidiano, si todos los días quisieras irte a casa tras cinco horas de trabajo? ¿Qué desecharías? ¿En qué te focalizarías? ¿Qué automatizarías?
¡Hazlo bien!
Ricardo Gevert – Adm. Industrial
texto extraído de www.gevert.com
El sentido de todo esto. ¿Para qué?
Nuestra vida esta llena de cosas que hacer, prisas, obligaciones… Las horas no nos dan para todo lo que queremos hacer y muchas veces nos planteamos mejorar la gestión de nuestro tiempo.
La cantidad de tiempo de la que disponemos cada día está predefinida, nos viene dada. Tenemos veinticuatro horas, ni más ni menos. No lo podemos cambiar. Lo que si podemos cambiar es cómo gestionamos las tareas. Es decir, no podemos actuar sobre el tiempo de que disponemos, pero si sobre como gestionamos nuestras actividades. Es cuestión de tareas, no de tiempo.
Para ser eficientes, necesitamos conocer primero qué sentido que tiene para nosotros lo que queremos hacer. Preguntarnos ¿para qué todo esto?. Esa pregunta nos conecta con nuestros deseos profundos y nos hace descubrir la razón y objetivo de nuestras actividades.
En ocasiones realizamos una tarea de modo correcto pero al final nos damos cuenta de que lo equivocado era la realización de la tarea en si. No hacía falta, o no era lo que queríamos realmente.
Por eso es importante preguntarse con frecuencia para qué estamos haciendo algo, cual es nuestra motivación y para qué sirve.
1.- Evita las interrupciones.
Reuniones, cafés compartidos, emails, redes sociales… todo ello puede formar parte del trabajo, pero si no lo tienes bajo control, se convertirán en tus grandes enemigos porque te impedirán cumplir con lo que tenías programado.
¿Cuáles son las horas en las que mas avanzas en tu trabajo? Probablemente a primera hora de la mañana y por la noche, ¿verdad? La principal razón es porque a esas horas el teléfono, las visitas y las reuniones no te interrumpen. Calma chicha.
¿Qué pautas seguir para evitar interrupciones? Debes definir las tuyas propias, como idea, te contaré alguna de los míos.
Cuando tengo que terminar una tarea, por ejemplo un artículo, evito las distracciones del teléfono fijo descolgándolo, y del móvil sacándole el volumen. Así tengo la certeza de que nadie me va a interrumpir por esa vía.
¿Redes sociales? Yo las utilizo como una herramienta profesional y entro dos veces al día, a última hora de la mañana y a última hora de la tarde. Suficiente para mi.
¿Email? Con dos veces al día me basta normalmente (utilizo un sistema de carpetas por prioridades que te explicaré en otro artículo) después queda cerrado. Antes de utilizar este sistema, lo mantenía abierto todo el día, eso me generaba estrés y además me hacía estar interrumpiendo constantemente la tarea que estaba desarrollando.
Cuando quiero comunicarme con alguien y el asunto y las circunstancias lo permiten, utilizo el correo electrónico en lugar de una reunión o llamada telefónica, es menos invasivo y así permito al destinatario que responda cuando mas le convenga, respetando sus propios tiempos.
Estas son algunas de mis pautas, extraidas de material sobre productividad y adaptadas a mis necesidades, pero insisto, cado uno debe encontrar las suyas propias en función de su las exigencias de su trabajo y preferencias. Una vez que las definas, cúmplelas a rajatabla.
¿Accesibilidad constante?
En mi primera etapa como directiva, solía tener la puerta de mi despacho siempre abierta, me gustaba la idea de estar accesible siempre que se me necesitara, hasta que descubrí que no era operativo, las numerosas interrupciones, en ocasiones solo para comentar algo no demasiado importante, me hacían perder la concentración de lo que estaba haciendo constantemente.
En un momento dado, decidí que durante dos horas por la mañana y dos horas por la tarde cerraría la puerta del despacho. Por supuesto, expliqué las razones en la compañía. El cambio en mi productividad fue notable.
Te sorprenderá lo que avanzas si reservas espacios de tiempo para trabajar aislada y sin interrupciones.
2.- Duerme lo necesario.
El restar horas al sueño, de modo habitual, para dedicar al trabajo, es algo que con el tiempo pasa factura, además, tu rendimiento, creatividad y actitud se resentirán al día siguiente.
Ser productivo no significa trabajar mas, si no utilizar tu creatividad para encontrar soluciones que exigen menos esfuerzo y cuando has dormido poco, esta desciende a niveles mínimos.
Lo que puede ser un apaño y solución puntual nunca debe convertirse en un hábito. Organízate mejor y duerme lo necesario.
3.- Reduce al mínimo el número de reuniones.
¿Cuánto cuesta una reunión? Veamos:
El tiempo directamente invertido en ella, el tiempo de desplazamiento, el tiempo de prepararla, cambiar el registro mental, el “coste de oportunidad” (el trabajo que dejas de realizar por asistir). ¡Y todo esto multiplicado por el número de asistentes!
El problema es que con frecuencia una reunión es precursora de la siguiente porque en ocasiones no solucionan las cuestiones que las crearon, suelen tomar como punto de partida conceptos demasiado generales e inabordables en el tiempo disponible, es muy frecuente salirse del tema, los asistentes no suelen llevarlas preparadas…
Si es posible, ¿Por qué no utilizar las nuevas tecnologías como Skype o incluso el teléfono? Cada vez mas profesionales trabajan exclusivamente de este modo con estupendos resultados.
¿Están justificadas todas las reuniones que se celebras en el día a día en tu empresa, o si trabajas por tu cuenta, las que mantienes con tus clientes, colaboradores, proveedores, etc.?
Valóralo y toma medidas.
4.- Cuida tu motivación fijado objetivos intermedios.
Si te fijas objetivos demasiado lejanos es fácil que te desanimes, pierdas la ilusión y acabes abandonando.
Cuanto menos tiempo necesites para lograr algo, mas fácil será que lo consigas. Pasar un año trabajando sin recibir feedback ni tener resultados puede ser desalentador. A todos nos gusta terminar unas cosas y empezar otras, no estar “anclados” en una tarea interminable.
En el artículo Como convertir tus sueños en objetivos alcanzables hablabamos de dividir objetivos en etapas.
Si por ejemplo, tu objetivo es escribir un libro en un año, será mas sencillo si te planteas tener la estructura definida en un mes, luego un mes para desarrollar cada capítulo (de un total de diez) y un mes final para pulir detalles. El que al final del tercer mes tengas la estructura y los dos primeros capítulos te hará sentir satisfecha porque estás cumpliendo plazos y avanzas de forma adecuada. Esa satisfacción actuará como palanca sobre tu motivación.
En definitiva, define pequeños hitos que te hagan sabes que estás en el camino correcto y celébralos. Te ayudará a cargar las pilas y a mantener la moral alta.
5.- Planifica cada día qué harás la siguente jornada.
Si cada día a última hora concretas la agenda para el día siguente, empezarás cada jornada con las ideas claras y totalmente enfocada.
Es una inversión de diez minutos que resulta muy rentable.
6.- Aplazar te roba tiempo.
En algún momento todos aplazamos algo, de hecho algunas empresas han desarrollado estrategias comerciales basadas en ello, como las de paquetería urgente o las que abren el día de Navidad pensando en los que dejan la compra de regalos para el útlimo día.
Pero para muchas personas este hábito resulta muy perjudicial, ¿de dónde procede la costumbre de aplazar?
Expertos en productividad han identificado los ocho motivos con los que con frecuencia nos justificamos para postergar tareas. Algunas razones son internas (miedo al cambio, miedo al fracaso, dejarlo todo para el último momento y tendencia a adquirir demasiados compromisos) y otras son externas (tareas desagradables, tareas demasiado complicadas, flujo de tareas difuso y meta difusas).
Teniendo en cuenta esta información, ya puedes identificar tus razones. ¿Cuáles son?
Un ejercicio interesante en este sentido es hacer una lista por categorías de las tareas profesionales, las responsabilidades personales y los objetivos a largo plazo que has dejado desatendidos, las tareas a corto plazo, llamadas telefónicas, unas vacaciones, etc…
Una vez tengas las tareas en la tabla identificadas y hayas tomado consciencia, puedes organizarlas creando una lista de prioridades. A tu manera. Se trata de tener una herramienta sencilla y muy visual que te indique qué debes hacer en cada momento, así, cuando termines una tarea, sabrás qué es lo siguiente que debes hacer. Las tareas mas complejas puedes desglosarlas en otras mas pequeñas.
Un truco muy útil es adoptar la costumbre de hacer en el momento cualquier tarea que tengas pendiente y para la que necesites invertir menos de cinco minutos. No lo aplaces, hazlo ya. Si lo dejas para mañana y lo sumas a otras cosas pendiente, se convertirá en un tiempo precioso que tendrás comprometido y que podrías dedicar a otras actividades mas gratificantes para ti.
Si eres capaz de controlar esta tendencia tan habitual, habrás dado un gran paso para mejorar tu eficiencia personal.
Recuerda que eres dueñ@ de tu vida, convierte tu libertad en valor.
Sobre la autora:
Isabel Gómez, es Mentora y Coach Profesional en www.isabelgomezl.com .
Licenciada en Ciencias del Trabajo, Master en Marketing, MBA y Emprendedora vocacional.
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